Checklist : migrer l'agent IA téléphonique de votre concession en 5 points

Changer d'agent IA téléphonique ne se résume pas à rediriger un numéro. Vos scénarios, vos règles de rendez-vous et vos connexions se sont construits avec le temps. Ces cinq points vous aident à savoir où vous en êtes, avant de choisir ou de basculer.

1. Inventoriez vos lignes et vos renvois d'appels

Listez, site par site, ce qui passe par l'agent actuel.

• Les numéros concernés : standard, atelier, vente, pièces, carrosserie.
• Les renvois en place : permanent, en débordement, hors horaires.
• L'opérateur et la personne qui peut modifier ces renvois.
• Les horaires de chaque service, y compris les fermetures exceptionnelles.

2. Récupérez vos scénarios et vos règles de rendez-vous

Ce que votre agent sait faire est une partie de votre savoir-faire. Rassemblez-le pendant que vous y avez accès.

• Les motifs d'appels traités et les réponses attendues.
• La FAQ : marques suivies, services proposés, documents à fournir.
• Les règles de rendez-vous : durées, délais, prestations, véhicule de courtoisie.
• Les règles de transfert : qui reçoit quoi, et que faire si personne ne répond.

3. Cartographiez vos outils et vos accès

Notez chaque outil auquel l'agent est relié : DMS, CRM, planning atelier, gestion des leads. Pour chacun, posez trois questions à votre éditeur.

• Une API est-elle ouverte à un prestataire tiers ?
• Quelles données et quelles actions sont accessibles ?
• Quels sont les délais et les conditions pour obtenir l'accès ?

Prévoyez aussi un mode de fonctionnement sans connexion, par exemple une demande transmise à l'atelier par e-mail, si un accès tarde.

4. Vérifiez vos données et votre contrat

• Pouvez-vous exporter vos historiques, et jusqu'à quelle date ?
• Que deviennent les enregistrements et les transcriptions à la fin du contrat ?
• Qui sont les sous-traitants de votre futur prestataire, et où sont hébergées les données ?
• Le nouveau contrat prévoit-il la réversibilité et la restitution des données ?

5. Planifiez la bascule

• Fixez une date de bascule avant votre échéance, avec une marge.
• Testez l'agent sur un numéro dédié, avec de vrais motifs d'appels.
• Commencez par un site ou par le débordement si vous êtes en multi-sites.
• Prévoyez le retour arrière : qui rétablit les renvois, et en combien de temps.
• Informez vos équipes, et vos représentants du personnel si nécessaire.